POLITYKA PRYWATNOŚCI

formularza kontaktowego / ofertowego dostępnego na stronie internetowej BB8 Biura i Magazyny

Niniejsza Polityka Prywatności (dalej: „Polityka”) określa zasady gromadzenia, przetwarzania, przechowywania oraz ochrony danych osobowych osób, które przekazują swoje dane za pomocą formularza dostępnego na stronie internetowej www.bb8biuramagazyny.pl (dalej: „Formularz” lub „Strona”), w związku z zapytaniem o wynajem lokalu, zawarciem umowy najmu, umowy na parkowanie pojazdów lub innym kontaktem handlowym z Administratorem.

Polityka została opracowana w oparciu o Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej: „RODO”) oraz ustawę z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych.

1. Administrator danych osobowych

Administratorem danych osobowych przekazywanych za pośrednictwem Formularza (dalej: „Administrator”) jest:

Elmont Grupa sp. z o.o. z siedzibą przy ul. Białostockiej 5, 16-070 Łyski,

NIP: 9662108712, REGON: 366812071, KRS: 0001248978.

Kontakt z Administratorem w sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych jest możliwy:

pod adresem e-mail: elmont@elmontgrupa.pl,

telefonicznie: 85 717 17 17,

pisemnie, na adres: ul. Białostocka 5, 16-070 Łyski,

a także za pośrednictwem adresu e-mail dedykowanego sprawom najmu: najem@bb8biuramagazyny.pl.

2. Zakres przetwarzanych danych osobowych

Zakres danych zbieranych za pomocą Formularza zależy od tego, czy osoba przekazująca dane działa jako osoba prywatna, czy w imieniu podmiotu gospodarczego (Firmy), a także od tego, czy zgłoszenie obejmuje dodatkowo wykupienie miejsca parkingowego.

• Osoba prywatna

W przypadku osoby prywatnej Administrator zbiera następujące dane:

imię i nazwisko – w celu zawarcia i realizacji umowy oraz kontaktu,

numer dowodu osobistego oraz numer PESEL – w celu identyfikacji i weryfikacji strony umowy,

numer telefonu oraz adres e-mail – w celu kontaktu w sprawach związanych z zapytaniem lub umową,

adres zamieszkania.

• Firma (przedsiębiorca)

W przypadku zgłoszenia w imieniu Firmy, Administrator zbiera następujące dane:

imię i nazwisko osoby reprezentującej lub kontaktowej – w celu zawarcia i realizacji umowy oraz kontaktu,

nazwę firmy oraz numer NIP,

numer telefonu oraz adres e-mail osoby kontaktowej,

adres siedziby Firmy.

• Dane dodatkowe – miejsce parkingowe

W przypadku, gdy osoba prywatna lub Firma zamierza dodatkowo wykupić miejsce parkingowe, Administrator zbiera również numery rejestracyjne pojazdów, które będą korzystać z miejsca parkingowego.

Uwaga: numer PESEL oraz numer dowodu osobistego nie należą do tzw. „szczególnych kategorii danych” w rozumieniu art. 9 RODO (np. dane o zdrowiu, pochodzeniu etnicznym czy przekonaniach religijnych), są to jednak dane podlegające podwyższonej ochronie na gruncie polskich przepisów sektorowych, dlatego zostały opisane w niniejszej Polityce z zachowaniem szczególnej staranności – zob. pkt 7 poniżej.

3. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych

Dane osobowe przekazane za pomocą Formularza przetwarzane są w następujących celach:

• podjęcie kontaktu i udzielenie odpowiedzi na zapytanie przesłane za pomocą Formularza – podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f) RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na obsłudze zapytań kierowanych przez potencjalnych klientów) lub art. 6 ust. 1 lit. b) RODO, jeżeli zapytanie prowadzi do podjęcia czynności zmierzających do zawarcia umowy,
• przygotowanie, zawarcie i realizacja umowy najmu lokalu lub umowy na parkowanie pojazdów – podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b) RODO (podjęcie czynności przed zawarciem umowy oraz wykonanie umowy),
• weryfikacja i potwierdzenie tożsamości strony umowy przy wykorzystaniu numeru dowodu osobistego oraz numeru PESEL – podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b) i lit. c) RODO w związku z obowiązkami wynikającymi z przepisów prawa cywilnego, podatkowego oraz o rachunkowości,
• umożliwienie korzystania z miejsca parkingowego na terenie nieruchomości, w tym identyfikacja pojazdów uprawnionych do wjazdu – podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b) RODO,
• wypełnienie obowiązków prawnych ciążących na Administratorze, w szczególności wynikających z przepisów podatkowych, rachunkowych oraz przepisów o Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) – podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c) RODO,
• dochodzenie roszczeń oraz obrona przed roszczeniami związanymi z prowadzoną działalnością gospodarczą – podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f) RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora).

4. Okres przechowywania danych

Dane osobowe przetwarzane są przez następujące okresy:

• dane osób, które przesłały zapytanie za pomocą Formularza, lecz nie doszło do zawarcia umowy – przez okres niezbędny do obsługi zapytania oraz przez okres do 30 dni od zakończenia korespondencji, chyba że osoba, której dane dotyczą, wyrazi zgodę na dłuższe przechowywanie danych w celu ewentualnego przyszłego kontaktu,
• dane związane z zawartą umową (najem lokalu, parkowanie pojazdów) – przez okres obowiązywania umowy oraz okres współpracy z Administratorem,
• po zakończeniu umowy – przez okres wymagany obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności przepisami podatkowymi i o rachunkowości (co do zasady 5 lat licząc od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku),
• do momentu przedawnienia ewentualnych roszczeń wynikających lub związanych z umową (co do zasady 6 lat, a w zakresie roszczeń związanych z działalnością gospodarczą – 3 lata), w celu dochodzenia roszczeń lub obrony przed roszczeniami.

5. Odbiorcy danych osobowych

Dane osobowe przekazane za pomocą Formularza są przechowywane na serwerach wykorzystywanych przez Administratora. Dane osobowe mogą być ujawniane następującym kategoriom odbiorców:

• pracownikom i współpracownikom Administratora upoważnionym do przetwarzania danych w związku z wykonywanymi obowiązkami,
• podmiotom świadczącym na rzecz Administratora usługi hostingu i utrzymania infrastruktury informatycznej, na których serwerach przechowywane są dane przekazane w Formularzu,
• podmiotom świadczącym na rzecz Administratora usługi księgowe, prawne, informatyczne lub organizacyjne, w zakresie niezbędnym do realizacji celów wskazanych w pkt 3,
• organom publicznym – w zakresie i na zasadach określonych obowiązującymi przepisami prawa.

Z każdym podmiotem, któremu Administrator powierza przetwarzanie danych osobowych, zawierana jest umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych, zapewniająca odpowiedni poziom bezpieczeństwa danych, zgodnie z art. 28 RODO.

6. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Dane osobowe nie są przekazywane do państw trzecich (poza Europejski Obszar Gospodarczy) ani do organizacji międzynarodowych, chyba że korzystanie z konkretnego dostawcy usług hostingowych lub informatycznych wymagałoby takiego przekazania – w takim przypadku nastąpi to wyłącznie z zapewnieniem odpowiednich mechanizmów ochrony danych przewidzianych w RODO (np. standardowe klauzule umowne zatwierdzone przez Komisję Europejską).

7. Bezpieczeństwo danych – szczególne środki ochrony dla numeru PESEL i numeru dowodu osobistego

Mając na uwadze wrażliwy charakter numeru PESEL oraz numeru dowodu osobistego, Administrator stosuje wobec tych danych podwyższone środki bezpieczeństwa, obejmujące w szczególności:

• przesyłanie danych za pomocą Formularza z wykorzystaniem szyfrowanego połączenia (protokół SSL/TLS),
• ograniczenie dostępu do tych danych wyłącznie do osób, którym jest to niezbędne do wykonywania obowiązków służbowych,
• przechowywanie danych na zabezpieczonych serwerach, z zastosowaniem mechanizmów kontroli dostępu,
• stosowanie zasady minimalizacji danych – dane te wykorzystywane są wyłącznie w celu, w jakim zostały zebrane, i nie są udostępniane podmiotom innym niż wskazane w pkt 5.

Administrator wdrożył odpowiednie środki techniczne i organizacyjne zapewniające bezpieczeństwo przetwarzanych danych osobowych, w tym ochronę przed nieuprawnionym dostępem, utratą, zniszczeniem lub nieuprawnioną modyfikacją, odpowiadające ryzyku związanemu z przetwarzaniem oraz charakterem danych podlegających ochronie.

8. Prawa osoby, której dane dotyczą

Osobie, której dane dotyczą, przysługuje prawo do:

• dostępu do treści swoich danych osobowych,
• sprostowania (poprawiania) danych,
• żądania usunięcia danych – w przypadkach przewidzianych przepisami prawa,
• żądania ograniczenia przetwarzania danych,
• przenoszenia danych,
• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych – w przypadku przetwarzania na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f) RODO,
• wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeżeli osoba uzna, że przetwarzanie jej danych osobowych narusza przepisy RODO.

W celu realizacji powyższych praw należy skontaktować się z Administratorem, korzystając z danych kontaktowych wskazanych w pkt 1 Polityki.

9. Dobrowolność podania danych

Podanie danych osobowych za pomocą Formularza jest dobrowolne, jednak niezbędne do rozpatrzenia zapytania oraz do zawarcia i realizacji umowy z Administratorem. W szczególności podanie numeru PESEL i numeru dowodu osobistego jest niezbędne do identyfikacji strony umowy najmu lub umowy na parkowanie pojazdów. Niepodanie wymaganych danych może uniemożliwić rozpatrzenie zapytania lub zawarcie i wykonanie umowy.

10. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie

Dane osobowe przekazane za pomocą Formularza nie są wykorzystywane do zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym profilowania, które wywołuje wobec osoby, której dane dotyczą, skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nią wpływa.

11. Zmiany Polityki Prywatności

Administrator zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w niniejszej Polityce, w szczególności w związku ze zmianą obowiązujących przepisów prawa, zakresu świadczonych usług lub sposobu przetwarzania danych osobowych. Aktualna wersja Polityki jest zawsze dostępna na Stronie.

12. Kontakt

Wszelkie pytania, uwagi lub wnioski związane z niniejszą Polityką oraz przetwarzaniem danych osobowych należy kierować na adres e-mail: elmont@elmontgrupa.pl lub najem@bb8biuramagazyny.pl, telefonicznie pod numerem 85 717 17 17, bądź pisemnie na adres: ul. Białostocka 5, 16-070 Łyski.

Data ostatniej aktualizacji: 27.07.2026